Protecția datelor tale personale este o condiție de bază a activității noastre: pentru a înmatricula un vehicul în numele tău lucrăm cu acte de identitate, contracte și documente ale mașinii. Documentul de față explică, fără limbaj inutil, ce date prelucrăm, de ce, în ce temei, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai.
1. Operatorul de date
Operatorul datelor cu caracter personal este Think Company S.R.L., cu activitate în București și județul Ilfov, contactabil la telefon 0723 242 670 și pe e-mail, la contact@inmatricularemasina.ro.
Pentru orice aspect privind datele personale ne poți scrie la contact@inmatricularemasina.ro sau ne poți suna la 0723 242 670. Nu avem obligația legală de a desemna un responsabil cu protecția datelor; solicitările sunt gestionate direct de conducerea societății.
2. Ce date colectăm și prin ce canale
2.1. Formularul de contact de pe site
Formularul îți cere: numele, numărul de telefon, adresa de e-mail, localitatea, serviciul de care ești interesat și mesajul tău. Sunt singurele câmpuri pe care le colectăm prin site. Odată cu trimiterea sunt înregistrate tehnic și data trimiterii și adresa IP, strict pentru protecție împotriva mesajelor automate.
2.2. Telefon, WhatsApp și e-mail
Când ne contactezi direct, prelucrăm numărul de telefon sau adresa de e-mail de la care ne scrii și informațiile pe care alegi să ni le comunici despre situația ta. Nu înregistrăm convorbirile telefonice.
2.3. Datele necesare prestării efective a serviciului
Dacă devii client, avem nevoie de datele din documentele lucrării: nume, prenume, CNP, seria și numărul actului de identitate, domiciliul, iar pentru firme datele de identificare ale societății și ale reprezentantului legal. Din documentele vehiculului prelucrăm seria de șasiu, numărul de identificare, datele din cartea de identitate a vehiculului, din contractul de vânzare-cumpărare, din certificatul de atestare fiscală, din polița RCA și din documentele de inspecție tehnică sau, după caz, vamale.
Nu îți cerem și nu prelucrăm categorii speciale de date (date privind sănătatea, convingerile, apartenența sindicală etc.). Dacă apar incidental într-un document pe care ni-l predai, nu le folosim în niciun scop.
3. Scopurile prelucrării și temeiul legal
Fiecare prelucrare are un temei propriu, conform art. 6 din Regulamentul (UE) 2016/679:
| Scop | Date | Temei legal |
|---|---|---|
| Răspunsul la solicitarea ta și transmiterea unei oferte | Nume, telefon, e-mail, localitate, serviciu, mesaj | Consimțământ — art. 6 alin. (1) lit. (a). Îl exprimi prin trimiterea formularului sau prin contactarea noastră directă. |
| Prestarea serviciului: pregătirea dosarului, reprezentarea în fața autorităților, comunicarea pe parcurs | Date de identificare, date ale vehiculului, documentele lucrării | Executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. (b) |
| Emiterea facturilor și păstrarea evidențelor contabile | Date de facturare, valoarea lucrării | Obligație legală — art. 6 alin. (1) lit. (c), potrivit Legii contabilității nr. 82/1991 și Codului fiscal |
| Securitatea site-ului, prevenirea mesajelor automate și a abuzurilor | Adresă IP, data și ora trimiterii, jurnale tehnice | Interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. (f): menținerea în siguranță a propriilor sisteme |
| Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție | Corespondența și documentele lucrării | Interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. (f) |
Nu folosim datele tale pentru profilare comercială, pentru publicitate, pentru newsletter și nu le vindem sau închiriem niciunui terț.
4. Caracterul obligatoriu al furnizării datelor
Furnizarea datelor din formular este voluntară, dar fără nume și fără un mijloc de contact nu îți putem răspunde. Furnizarea datelor din documentele lucrării este o cerință contractuală și legală: fără ele, dosarul nu poate fi depus la autorități, iar contractul nu poate fi executat.
5. Cui transmitem datele
Transmitem date numai atunci când este necesar pentru realizarea lucrării sau când legea ne obligă. Destinatarii pot fi:
- Direcția Generală Permise de Conducere și Înmatriculări (DGPCI) și serviciile publice comunitare de înmatriculare — pentru depunerea și soluționarea dosarului;
- Registrul Auto Român (RAR) — pentru inspecția tehnică, omologare individuală, cartea de identitate a vehiculului, Auto Pass;
- direcțiile de impozite și taxe locale — pentru certificate de atestare fiscală, luarea în evidență, scoaterea de la rol;
- birouri notariale — pentru autentificarea împuternicirii sau a contractului, atunci când ne soliciți acest sprijin;
- furnizorul de găzduire web, în calitate de persoană împuternicită, care stochează baza de date și mesajele de e-mail pe servere situate în Uniunea Europeană;
- contabilul societății, pentru documentele financiar-fiscale;
- autorități publice, la cererea legală expresă a acestora.
Cu persoanele împuternicite avem încheiate acorduri care le obligă la confidențialitate și la măsuri de securitate corespunzătoare.
6. Cât timp păstrăm datele
| Categorie | Perioadă de stocare |
|---|---|
| Mesaje din formular care nu s-au transformat în contract | 12 luni de la ultima interacțiune, apoi ștergere |
| Corespondență prin e-mail și WhatsApp cu clienți | 3 ani de la finalizarea lucrării |
| Copii ale documentelor vehiculului și ale actelor de identitate | maximum 60 de zile de la finalizarea lucrării, apoi distrugere; originalele se restituie integral clientului la predare |
| Documente financiar-contabile (facturi, evidențe) | 5 ani, termen impus de Legea contabilității nr. 82/1991 |
| Jurnale tehnice ale serverului și adrese IP | 6 luni |
| Date necesare apărării unui drept în litigiu | până la soluționarea definitivă a cauzei |
La expirarea termenelor, datele sunt șterse din baza de date, iar suporturile fizice sunt distruse.
7. Drepturile tale
În calitate de persoană vizată, Regulamentul îți recunoaște următoarele drepturi:
- Dreptul de acces (art. 15) — poți afla dacă prelucrăm date despre tine și poți primi o copie a acestora.
- Dreptul la rectificare (art. 16) — poți cere corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
- Dreptul la ștergere (art. 17) — poți cere ștergerea datelor, în măsura în care nu avem o obligație legală de păstrare, cum este cea contabilă.
- Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18) — poți cere suspendarea prelucrării cât timp se verifică exactitatea datelor sau temeinicia unei opoziții.
- Dreptul la portabilitate (art. 20) — poți primi datele furnizate de tine într-un format structurat, uzual și citibil automat.
- Dreptul la opoziție (art. 21) — te poți opune prelucrărilor întemeiate pe interesul nostru legitim.
- Dreptul de a retrage consimțământul (art. 7) — oricând, la fel de simplu cum l-ai dat, fără să afecteze legalitatea prelucrării de dinainte de retragere.
- Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate (art. 22) — nu luăm astfel de decizii, așa cum arătăm la punctul 9.
Îți poți exercita oricare dintre aceste drepturi printr-o cerere la contact@inmatricularemasina.ro sau la sediul societății. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii, termen care poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe, caz în care te informăm despre motivul prelungirii. Pentru a evita divulgarea datelor către altcineva, este posibil să îți cerem elemente suplimentare de identificare.
8. Dreptul de a depune plângere
Dacă apreciezi că ți-am încălcat drepturile, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:
- B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, cod poștal 010336, București
- Telefon: +40 318 059 211 · E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
- Site: www.dataprotection.ro
Ai, de asemenea, dreptul de a te adresa instanțelor de judecată competente.
9. Transferuri internaționale și decizii automate
Nu transferăm date personale în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European. Serverele pe care sunt găzduite site-ul, baza de date și căsuțele de e-mail se află în Uniunea Europeană.
Nu luăm decizii automate și nu realizăm profilare cu efecte juridice sau cu impact similar semnificativ asupra ta. Fiecare dosar este analizat de o persoană.
10. Măsuri de securitate
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscul:
- transmiterea datelor prin conexiune criptată HTTPS/TLS pe întregul site;
- protecția formularului cu token anti-CSRF și cu mecanisme anti-spam, inclusiv limitarea numărului de trimiteri de la aceeași adresă IP;
- acces la baza de date restrâns la un cont dedicat, cu parolă puternică, fără interfață publică de administrare;
- acces la documentele clienților limitat la persoanele implicate efectiv în lucrare, toate obligate la confidențialitate;
- păstrarea documentelor pe suport fizic în spații încuiate și distrugerea lor la expirarea termenului;
- copii de siguranță periodice ale bazei de date, stocate în Uniunea Europeană.
Dacă intervine o încălcare a securității datelor care ar putea genera un risc ridicat pentru drepturile tale, te informăm fără întârzieri nejustificate și notificăm autoritatea de supraveghere în termen de 72 de ore.
11. Cookie-uri
Site-ul folosește un singur cookie, strict necesar, fără scop de urmărire. Detaliile complete se află în Politica de cookie-uri.
12. Modificări ale acestei politici
Putem actualiza acest document atunci când se schimbă modul în care lucrăm sau cadrul legal. Versiunea în vigoare este cea publicată aici, iar data ultimei actualizări este afișată la începutul paginii. Modificările substanțiale sunt semnalate vizibil pe site.